はじめに
人生において時間は平等にあり仕事でも使える時間は同じです。
残業などで多少は増えるかもしれないですが、あまり良くないですよね。
今回は時間の使い方を見直してより重要度の高い仕事と使える時間を増やすコツについて記載したいと思います。
時間を増やすコツ
TODOリストの作成（優先順位付け）
まず自分が抱えているタスクがいくつあるのか可視化するためにTODOリストを作ることが大切です。
今日何をやらなくてはいけないか優先度順に可視化してみましょう。
このとき優先度が高いものから順に着手するのはもちろんですが、すぐに完了させることができる小さなタスクは早めに終わらせると目に見えるタスクが減るため思考をスッキリさせることができます。
また優先度が高いものや自分にしか対応が難しいものから着手しておくことで、自分の手から溢れてしまった場合にタスクを他の人に渡しやすくなります。
差し込みタスクや遅延はよくあるものと想定して動く
差し込みでやらなくてはならないことが増えることがあります。その場合でもある程度は対応できるようにバッファを持っておくとよいでしょう。
また他の人のタスクが完了しないと自分のタスクが着手できない場合、こちらも遅延のリスク度合いに応じてバッファを持っておくべきです。
遅延はよくあることと考え、他の人の力量や任せるタスクの難易度に応じて、ある程度許容できるようにしておくと焦らずに済みます。
完璧主義を捨てる
常に100点満点を目指し常に全力で頑張るのは良いことですが、開発において時間の全てを目の前のタスクに費やしてから成果物を提出すると、フィードバックや問題が発覚した際に対応しきれなくなってしまうことがあります。また完璧を目指す人は他の人にも完璧を求めがちです。
必要最小限の成果を決め70%ぐらいの品質を最速で出す。持てる時間の全てを使わないようにして早い段階からフィードバックをもらうようにしましょう。
またソフトウェア開発においてYAGNI原則というものがあります。
今後必要になりそうなどの理由で汎用性を持たせたり機能追加すると、その分の工数が余計にかかる上に設計が複雑化します。
コードが読みづらくなったり、不具合や他の人がみたときに勘違いの原因となったりするため、現時点で必要のないものは作らないようにしましょう。
YAGNI原則
YAGNI原則 【You Ain't Gonna Need It】
https://e-words.jp/w/YAGNI%E5%8E%9F%E5%89%87.html
YAGNI原則とは、ソフトウェア開発における原則を表した標語の一つで、実際に必要になった機能だけを追加すべきとする考え方。
会議の見直し
会議が多い場合、本当に必要な会議か、自分の出席は必要か、無駄に1時間時間を取っていないか確認するべきです。
- 本当に必要な会議か
- 自分の出席は必要か
- 無駄に1時間時間を取っていないか
- 終了時刻を過ぎても会議を続けていないか
特に定例となっている会議については、定期的に見直しを行い、減らせる会議は積極的に減らしましょう。
過去に必要だったため設定した定例でも何回か開催するうちに確認事項が減り、会議をしなくてもメールやチャット程度で済ませられるようになるケースもでてきます。設定している定例が本当に集まらないといけないのかどうか見直しをしましょう。
また会議が1時間となっている場合、本当に1時間必要なのか、また早く終わったら早く解散する流れになっているかも重要なポイントです。
会議の段取り
会議を実施する際はできる限り効率的に行うため段取りとして以下のことを実施すると良いです。
- 会議のアジェンダを参加者全員に共有
- 会議の目的とゴールを設定
- 会議中に議事録をその場で取り齟齬のないことを確認
- Nextアクションと担当者を明確化
会議のアジェンダを参加者全員に事前に共有することで各々が自分の意見を持って会議に参加できるようになるので、話がスムーズに進むようになります。
また会議の目的とゴールを最初に設定し、この会議で何を決定しなくてはならないかを設定しておくことで会議の議論内容が明確になります。
議事録は会議中に記載し最後に決まったことを参加者全員で確認しながら終わると齟齬が防げます。
そして会議が終わる前にはNextアクションと担当者を確定させ、曖昧な状態で終わらないようにしましょう。
整理整頓
基本的なことですが身の回りを整理しておくことは作業の効率化において重要です。
頻繁にアクセスするドキュメントはブックマークしておき、すぐに取り出せる状態にしましょう。
また最近アクセスしないドキュメントに関しては残しておくと本当に必要なものが見つかりづらくなったりするため定期的に整理整頓し綺麗な状態を保っておくと効率化につながります。
まとめ
今回は仕事の進め方において意識している時間を増やすコツについて意識してることをまとめてみました。
自分の時間をできる限り確保して何にどう時間を使うか考えるきっかけになれば幸いです。
